飲食店・カフェ向け省力化システム提案｜QRオーダー・店舗管理・AIセルフ案内で2店舗運営を効率化
教育・情報共有・発注メモ・QR注文・AIセルフ案内を活用し、2店舗カフェの店舗運営と接客業務の負担を減らすための提案です。
はじめに
本提案は、柏市内で運営する2店舗のカフェに対して、飲食店向けの省力化システムを導入し、教育・情報共有・発注管理・QRオーダー・AIセルフ案内を活用して、日々の店舗運営と接客業務の負担を減らすための提案です。
飲食店では、人手不足やアルバイト教育、注文聞き取り、メニュー説明、発注判断、店舗間の情報共有など、現場スタッフに依存しやすい業務が多くあります。本提案では、店舗管理システムとQRオーダーシステムをMVP版として導入し、2店舗のカフェ運営を効率化します。
現状の課題
- 教育・情報共有・タスク管理が口頭やLINEに寄りやすい
- 発注が責任者の経験や感覚に依存している
- 2店舗で業務手順や案内内容に差が出やすい
- 注文聞き取りやメニュー説明にスタッフの時間が取られる
この提案で実現したいこと
- スタッフが自分で確認できる仕組みを作る
- 開店・閉店・清掃・仕込みの抜け漏れを防ぐ
- 発注メモと在庫チェックを記録に残す
- お客様がQRから注文・案内確認できるようにする
本資料は提案段階のたたき台です。正式な仕様・画面数・開発範囲・金額は、要件整理・設計フェーズで確定します。
飲食店・カフェでよくある店舗運営の課題
小規模な飲食店やカフェでは、スタッフ教育、情報共有、発注管理、注文対応、メニュー説明などが属人化しやすく、店長や責任者の負担が大きくなりがちです。
教育の属人化
新人スタッフへの説明が口頭中心になり、教える人によって内容が変わりやすくなります。
発注判断の属人化
発注量が責任者の感覚に依存し、欠品や過剰在庫につながることがあります。
接客対応の負担
注文聞き取り、メニュー説明、子連れ対応、スタッフ呼び出し対応に時間がかかります。
飲食業労働生産性向上支援補助金との整合性
本提案は、飲食店の人手不足対策や労働生産性向上を目的とした「飲食業労働生産性向上支援補助金」の活用を見据えた内容です。同補助金は、農林水産省の令和7年度補正予算「飲食業労働生産性向上推進緊急対策事業」に基づき、飲食業界におけるロボットやITシステム等の導入による省力化投資を支援するものです。
| 領域 | 本提案での内容 | 省力化できる作業 | 初期費用の目安 |
|---|---|---|---|
| 店舗管理領域 | お知らせ、既読確認、簡易マニュアル、チェックリスト、発注メモ、在庫チェック | 教育、確認、申し送り、発注準備、作業漏れ確認 | 450万〜500万円 |
| 接客領域 | QR注文、ウェルカム動画、AIセルフ案内、スタッフ呼び出し、注文実績レポート | 注文聞き取り、メニュー説明、呼び出し対応、注文伝達、人気商品の確認 | 450万〜500万円 |
補助金額は申請内容の審査および補助対象経費の精査により減額される可能性があり、記載金額での採択を保証するものではありません。補助対象可否は中小企業診断士および事務局確認を前提とします。
対象店舗の特徴
CoCoLabo 柏
柏エリアのハワイアン風カフェ。キッズスペース、授乳室、Wi-Fi、貸切、お子様連れ歓迎、お祝い・サプライズ対応などの特徴があります。
8080 food&bar
36席のカフェ・フードバー。駐車場あり、お子様連れ歓迎、お祝い・サプライズ対応可などの特徴があります。店舗側の通信環境は導入前に確認します。
提案の全体像
プランA
2店舗横断 店舗管理省力化システム MVP版
教育・情報共有・チェックリスト・発注メモを一元化します。
プランB
AIセルフ案内付きQRオーダーシステム MVP版
QR注文・おすすめ案内・スタッフ呼び出しをWebで行います。
プランC
2店舗横断 店舗運営・接客省力化システム セットプラン
店舗管理と接客QRを2領域でまとめて導入します。
飲食店向け省力化システムでできること
飲食店向けの省力化システムでは、スタッフ教育、情報共有、発注メモ、チェックリスト、QRオーダー、AIメニュー案内などを組み合わせることで、少人数でも店舗を回しやすい状態を作ります。
| 業務 | システム化する内容 | 期待できる効果 |
|---|---|---|
| 教育 | マニュアル・動画URL・チェックリスト管理 | 新人教育の説明時間を削減 |
| 発注 | 発注メモ・在庫チェック・発注履歴 | 発注判断を記録に残しやすくする |
| 接客 | QR注文・AIセルフ案内・スタッフ呼び出し | 注文聞き取りやメニュー説明を削減 |
2店舗横断 店舗管理省力化システム MVP版
教育・情報共有・チェックリスト・発注メモ・在庫チェックを1つにまとめる、店舗管理向けのMVP版システムです。
目的
- 新人教育の口頭説明を減らす
- 出勤時に必要な情報を1画面で確認できるようにする
- 開店・閉店・清掃・仕込みの抜け漏れを防ぐ
- 発注内容や在庫確認を記録に残す
導入後のイメージ
スタッフは出勤時に「今日の確認ページ」を開き、お知らせ、申し送り、担当作業を確認します。分からない作業はマニュアルを見ながら進め、完了したらチェックを入れます。
機能一覧
| 機能名 | 内容 | 利用者 | 目的 | 区分 |
|---|---|---|---|---|
| お知らせ共有 | 全店舗向け、店舗別のお知らせを投稿 | 管理者・スタッフ | 連絡漏れを減らす | MVP |
| 既読確認 | 誰が確認したかを把握 | 管理者・責任者 | 伝達状況を見える化 | MVP |
| 簡易マニュアル | 作業手順をテキスト、画像、動画URLで登録 | スタッフ | 教育・確認時間を削減 | MVP |
| チェックリスト | 開店、閉店、清掃、仕込みの作業確認 | スタッフ・責任者 | 作業漏れを防止 | MVP |
| 発注メモ | 発注品目、数量、メモを記録 | 責任者・スタッフ | 発注判断を記録に残す | MVP |
| 在庫チェック | 在庫確認用の簡易リストを作成 | 責任者・スタッフ | 欠品・過剰在庫の確認に使う | MVP |
| 自動発注 | 注文数や在庫から自動で発注数を算出 | 管理者 | 将来的な高度化 | 将来拡張 |
2店舗横断 AIセルフ案内付きQRオーダーシステム MVP版
お客様のスマホでメニュー確認・注文・スタッフ呼び出しを行い、店舗側は既存PC・スマホ・タブレットで注文を確認するシステムです。
目的
- 注文聞き取りの時間を減らす
- メニュー説明の時間を減らす
- 子連れ・カフェ利用・記念日利用の案内を標準化する
- どの商品が何個注文されたか確認できるようにする
AIの扱い
AI利用料は店舗側負担とし、管理画面でAI機能をON/OFFできる設計にします。AIをOFFにしても、QR注文・FAQ・スタッフ呼び出し・注文数レポートは利用できます。
機能一覧
| 機能名 | 内容 | 利用者 | 目的 | 区分 |
|---|---|---|---|---|
| QRメニュー表示 | テーブルQRからメニューを表示 | お客様 | メニュー確認をセルフ化 | MVP |
| QR注文 | お客様がスマホから注文 | お客様・スタッフ | 注文聞き取りを削減 | MVP |
| ウェルカム動画 | 注文前にお店の楽しみ方を表示 | お客様 | 初回来店客への説明を削減 | MVP |
| おすすめ案内 | ランチ、カフェ、子連れ、記念日向け案内 | お客様 | スタッフへの質問を減らす | MVP |
| 簡易AIメニュー案内 | 登録済み情報をもとにおすすめや注意事項を案内 | お客様 | メニュー説明を補助 | MVP |
| AI ON/OFF | AI相談機能を管理画面で切り替え | 管理者 | AI費用と運用を調整 | MVP |
| スタッフ呼び出し | お水、取り皿、子ども用食器、会計希望など | お客様・スタッフ | 用件確認の往復を削減 | MVP |
| 注文実績レポート | 商品別、店舗別、時間帯別の注文数を確認 | 管理者・責任者 | 仕込み・発注判断に活用 | MVP |
| POS連携 | 既存レジや決済との接続 | 管理者 | 初期範囲外 | 対象外 |
通常のQRオーダーとAIセルフ案内付きQRオーダーの違い
| 比較項目 | 一般的なQRオーダー | AIセルフ案内付きQRオーダー |
|---|---|---|
| 注文 | お客様がスマホで注文 | お客様が注文し、必要に応じてメニュー相談も可能 |
| メニュー説明 | スタッフが説明することが多い | 店舗登録情報をもとにAIやFAQで案内 |
| 子連れ対応 | 個別にスタッフへ確認 | 子ども向け・取り分けしやすいメニューを案内 |
| 店舗側の確認 | 注文一覧が中心 | 注文数・呼び出し内容・人気商品も確認 |
図解・画面イメージ
各画像は、提案内容を直感的に理解しやすくするための図解・イメージです。画像をクリックすると拡大表示できます。
1. 表紙用ヒーロー画像
表紙・ファーストビュー用。カフェの雰囲気、QR注文、スタッフのタブレット確認を一目で伝える画像。
2. 提案全体像の図
2店舗、中央クラウド、店舗管理、QR注文、AI案内の関係を図で見せる画像。
3. 店舗管理システムのイメージ
お知らせ、マニュアル、チェックリスト、発注メモを管理する画面イメージ。
4. QRオーダー利用イメージ
お客様がQRを読み取り、店舗側が注文一覧を見る利用シーン。
5. AIセルフ案内のイメージ
AIがメニュー選びを補助する、お客様向け画面のイメージ。
6. AI ON/OFFの説明図
AIあり・AIなしでもQR注文が使えることを示す比較図。
7. 導入前・導入後の比較図
紙・口頭・手作業から、デジタル管理とQR注文へ変わるBefore/After図。
8. 商品別注文数レポートのイメージ
商品別・店舗別・時間帯別の注文数を確認するレポート画面。
9. 事例掲載協力プランのイメージ
店舗側と開発側が事例掲載内容を確認しているイメージ。
10. 将来的なSaaS展開のイメージ
今回の仕組みを他の飲食店・カフェへ横展開するSaaS構想のイメージ。
業務フロー・利用者フロー
導入前：情報と作業が分散している状態
導入後：確認・注文・記録がつながる状態
導入後の運用イメージ
朝・開店前
- 今日のお知らせを確認
- 開店チェックリストを確認
- 売り切れ・提供停止メニューを設定
- 必要な仕込み・在庫を確認
営業中
- お客様がQRから注文
- スタッフは注文一覧を確認
- 呼び出し内容を見て対応
- 提供済み・対応済みに変更
閉店後
- 閉店チェックリストを確認
- 発注メモを記録
- 商品別注文数を確認
- 翌日の連絡事項を登録
例：手間が減る場面
「子ども用の取り皿がほしい」「おすすめを知りたい」「会計をお願いしたい」といった内容をお客様がQR画面で伝えられるため、スタッフが席まで行って用件を聞き直す回数を減らせます。
導入後に確認する効果指標
店舗管理の指標
- 新人教育にかかる時間
- 開店・閉店・清掃・仕込みの確認漏れ件数
- 発注メモの記録回数
- スタッフが口頭確認していた作業の削減状況
接客の指標
- 注文聞き取りの回数
- スタッフ呼び出しの内容別件数
- 商品別・店舗別・時間帯別の注文数
- 売り切れが発生しやすい商品
プラン・費用
プランA
店舗管理省力化システム MVP版
450万〜500万円教育・共有・チェックリスト・発注メモプランB
AIセルフ案内付きQRオーダーシステム MVP版
450万〜500万円QR注文・動画案内・AI ON/OFF・注文数プランC
店舗管理＋接客の2領域セット
900万〜1,000万円プランA+Bを補助金2領域で導入初期費用に含む想定
業務整理
2店舗分の業務フロー、運用差、必要なチェック項目を整理します。
設計・開発
画面設計、システム開発、AI ON/OFF、レポートなどを構築します。
導入支援
初期設定、テスト、スタッフ向け説明、補助金向けの効果整理を含みます。
月額管理費
| 項目 | 内容 | 月額 |
|---|---|---|
| 通常管理プラン | サーバー代、バックアップ、基本管理費 | 35,000円 |
| 事例掲載協力プラン | 提案・開発・導入事例の掲載協力あり。掲載前確認必須 | 30,000円 |
| AI利用料 | 外部AI利用料は店舗側負担。AI機能はON/OFF可能 | 目安：1,000円〜5,000円程度 / 月 利用が多い場合：5,000円〜10,000円程度 / 月 |
AIメニュー案内やAIセルフ案内にかかる外部AI利用料は、店舗側負担とします。利用回数や選択するAIモデルによって変動しますが、初期運用では2店舗合計で月額1,000円〜5,000円程度を目安とします。
利用回数が多い月でも、月額5,000円〜10,000円程度を上限目安として管理する想定です。AI機能は管理画面からON/OFFを切り替え可能なため、費用が想定より増えそうな場合は、AI案内を停止してFAQ表示や固定のおすすめ案内に切り替えて運用できます。
月額管理費に含む内容
- サーバー稼働確認
- バックアップ確認
- 軽微な不具合の一次確認
- サーバー容量確認
- AI接続ON/OFF設定の確認
- 月1回程度の簡単な操作相談
月額管理費に含まない内容
- AI利用料
- 新機能追加・大きな画面改修
- メニュー登録代行・商品写真登録代行
- 動画制作・SNS投稿代行・記事作成代行
- 24時間365日の即時対応
- 現地訪問対応・毎月の分析レポート作成
本提案内容、開発過程、納品内容、導入後の活用状況を当社Webサイトに事例として掲載可能な場合、月額30,000円にて提供します。掲載前には必ず店舗側に内容確認を行い、売上、原価、顧客情報、個人情報、内部データ、非公開情報は掲載対象外とします。
MVP範囲
| 項目 | 最初に作る範囲 | あえて含めない範囲 | 将来的に拡張できる範囲 |
|---|---|---|---|
| 店舗管理 | お知らせ、マニュアル、チェックリスト、発注メモ | 自動発注、詳細な労務管理 | 教育進捗、在庫アラート、発注候補自動化 |
| 接客QR | メニュー表示、注文、呼び出し、店舗側注文一覧 | POS連携、決済連携、キッチンプリンター | 席管理、待ち順、会計連携 |
| AI | 登録済み情報をもとにした簡易案内、ON/OFF切替 | 本格AIチャット、需要予測、個別顧客分析 | 回答精度改善、FAQ自動改善、複数言語対応 |
| レポート | 商品別、店舗別、時間帯別の注文数 | 利益率分析、顧客別分析、AI需要予測 | CSV出力拡張、仕込み・発注判断との連動 |
導入前に準備いただくもの
店舗側で準備いただく情報
- 2店舗のメニュー情報、価格、カテゴリ
- 商品写真、店舗紹介動画または動画URL
- よく聞かれる質問、アレルギーや注意事項
- 開店・閉店・清掃・仕込みのチェック項目
- 発注メモに残したい品目
役割分担
- 店舗側：メニュー情報、写真、アレルギー情報、FAQ、チェック項目を提供
- 開発側：システム設計、画面作成、機能開発、初期設定支援、テスト、納品
- 店舗側：AI利用料の契約・支払い
- 開発側：AI機能のON/OFF設定、接続機能を用意
- 開発側：事例掲載前に内容確認を依頼
AIとデータの取り扱い
AIは、店舗が登録したメニュー情報、FAQ、注意事項、アレルギー情報、接客ルールをもとに案内します。未登録の内容を断定せず、不明な場合はスタッフ確認へ誘導します。
AI利用料は店舗側負担とし、AI機能は管理画面からON/OFFを切り替え可能です。AIをOFFにしても、QR注文、FAQ表示、スタッフ呼び出し、注文数レポートなどの基本機能は利用できます。
将来的なSaaS展開・新規事業化の可能性
本提案で構築する店舗管理システムおよびAIセルフ案内付きQRオーダーシステムは、今回の2店舗向けに最適化して導入する一方で、将来的には他の飲食店・カフェにも展開できるSaaS型サービスとして発展させることも可能です。
飲食店では、スタッフ教育、情報共有、開店・閉店チェック、発注メモ、QR注文、メニュー案内、スタッフ呼び出し、注文実績の確認など、業態や店舗規模を問わず共通する課題があります。
飲食店共通の課題に対応
教育、情報共有、タスク管理、発注メモ、QR注文などは、多くの飲食店で発生する共通課題です。
SaaS化しやすい機能構成
店舗管理、メニュー管理、スタッフ管理、注文管理、AI案内設定などを店舗単位で分けて設計します。
新しい収益事業への展開
飲食店向けの月額制サービス、導入支援、運用サポート、AI案内設定支援へ展開できます。
| 将来展開の方向性 | 内容 | 期待できる事業化の形 |
|---|---|---|
| 飲食店向け店舗管理SaaS | お知らせ、マニュアル、チェックリスト、発注メモ、在庫確認を月額制で提供 | 小規模飲食店向けの月額サービス |
| AIセルフ案内付きQRオーダーSaaS | QR注文、メニュー案内、スタッフ呼び出し、注文数レポートを提供 | カフェ・飲食店向けQR注文サービス |
| AI接客案内設定支援 | 店舗ごとのおすすめ、FAQ、アレルギー注意事項、接客ルールを整備 | 初期設定支援・運用サポート |
| 補助金対応システム導入支援 | 省力化システムの導入相談、要件整理、申請用の効果整理を支援 | 飲食店向けDX導入支援事業 |
補助金申請における主目的は、あくまで対象店舗の省力化・労働生産性向上です。SaaS化や外部販売は将来的な展開可能性として整理し、申請内容では対象店舗における業務改善効果を中心に説明します。
本提案に含まない範囲
初期範囲外
- ハードウェア導入
- POS連携
- 決済連携
- 自動会計
- レジ締め自動化
- 予約システム
- キッチンプリンター連携
別途確認・別途見積
- AI利用料
- 外部サービス費
- 原稿・画像・動画素材の作成
- 大規模な追加機能
- 情報発信機能の補助対象可否確認
- 現地訪問や24時間365日対応
補助対象可否を確認する追加検討案
AI記事作成、SNS投稿文作成、AI動画生成などは、店舗運営の省力化につながる可能性があります。ただし、広告宣伝・SNS運用・コンテンツ制作に該当する可能性があるため、主案には含めず、中小企業診断士への確認事項として整理します。
| 機能候補 | 内容 | 扱い |
|---|---|---|
| AI記事作成 | 店舗ブログ、お知らせ、季節メニュー紹介文を作成 | 診断士確認 |
| SNS投稿文作成 | Instagram、X、Facebook等の投稿文を作成 | 診断士確認 |
| SNS投稿予約 | 投稿予定を管理 | 診断士確認 |
| AI動画生成 | 短尺の店舗紹介動画やメニュー紹介動画を生成 | 診断士確認 |
スケジュール
店舗側でプランA・B・Cの方向性を確認します。
現状の業務時間、発注方法、注文フロー、必要画面を整理します。
画面構成、機能範囲、運用費、補助対象範囲を確定します。
MVP範囲に絞って、Webシステムを構築します。
2店舗で実際の利用シーンを確認し、スタッフ向けに使い方を共有します。
月額管理費で基本管理を行いながら運用します。
次の進め方
1. 提案内容の確認
店舗管理、接客QR、2店舗セットのどの方向が合うか確認します。
2. 打ち合わせ
実際の作業時間、発注方法、注文フロー、スタッフ体制を確認します。
3. 診断士確認
補助対象範囲、AI情報発信機能、月額費用の扱いを確認します。
4. 要件整理
最初に作る範囲、含めない範囲、将来拡張を整理します。
5. 正式見積
画面数、機能数、開発範囲に基づいて正式見積を作成します。
6. 契約・着手
補助金申請や契約条件を確認したうえで、設計・開発へ進みます。
よくある質問
Q. 小規模な飲食店でも導入できますか？
A. はい。2店舗規模のカフェでも使えるように、QR注文、チェックリスト、発注メモ、注文数レポートなど、必要な機能に絞って導入できます。
Q. POSや決済連携は必要ですか？
A. 初期導入では不要です。既存レジはそのまま利用し、QR注文と店舗側の注文確認を中心に省力化します。
Q. AI利用料はどうなりますか？
A. AI利用料は店舗側負担とし、2店舗合計で月額1,000円〜5,000円程度を目安とします。利用が多い場合でも月額5,000円〜10,000円程度を上限目安として管理し、AI機能はON/OFFできる設計にします。AIをOFFにしても、QR注文、FAQ、スタッフ呼び出し、注文数レポートは利用できます。
Q. 補助金を使えるかどうかは確定ですか？
A. 補助対象可否は中小企業診断士および事務局確認が必要です。本提案では、店舗管理領域・接客領域の省力化システムとして整理しています。
