DX推進方法とは？DXの進め方

DXを進めたいと思っても、「まず何から始めればよいのか分からない」と感じる企業は少なくありません。システムを入れるべきか、クラウドツールを使うべきか、AIを活用すべきかなど、選択肢が多いほど最初の一歩で迷いやすくなります。

ただ、DX推進は最初から大きなシステムを導入することではありません。まずは今の業務を整理し、どこに手間やムダがあるのかを見える化するところから始められます。

この記事では、DX推進方法を「業務整理から小さく始め、現場に定着させながら広げていく進め方」として解説します。DXとIT化・デジタル化の違い、基本ステップ、中小企業が始めやすい業務例、失敗しやすい進め方、相談前に整理しておきたいことまで、非IT担当者にも分かるように整理します。

DX推進方法とは、業務整理から小さく始める進め方

DX推進方法とは、デジタル技術やシステムを活用しながら、業務の進め方や情報の扱い方を見直していく流れのことです。

ただし、最初から大きなシステムを導入したり、最新ツールを選んだりすることがDXの出発点とは限りません。むしろ最初に必要なのは、「今の業務がどう流れているか」「どこで手間がかかっているか」「どの情報が分散しているか」を整理することです。

DX推進方法の基本は、現状業務を見える化し、課題を絞り、小さく試しながら現場に定着させていくことです。

DX推進方法を実務で考えるときは、現状把握、課題整理、優先順位づけ、小さな導入、運用定着、改善拡大の流れで見ると整理しやすくなります。

DX推進は、何を作るかよりも、何を改善したいかを言葉にするところから始まります。

たとえば、顧客情報が担当者ごとのExcelに分かれている、問い合わせ内容がメールや電話に散らばっている、見積や請求の確認に時間がかかっている。このような状態があるなら、いきなり全社システムを作る前に、どの業務から整えるべきかを考える必要があります。

実務では、要件が最初からきれいに固まっているケースばかりではありません。「何となく不便」「確認に時間がかかる」「担当者しか分からない」といった状態を言葉にしていくことで、必要な仕組みや進め方が見えやすくなります。

DXの基本や全体像をまだ整理していない場合は、先にDXの基本と全体像を確認すると、この記事の内容も理解しやすくなります。

DX推進はツール導入から始めるものではない

DXという言葉を聞くと、AI、クラウド、RPA、CRMなどのツールを思い浮かべるかもしれません。もちろん、これらのツールがDX推進に役立つ場面はあります。

しかし、ツール導入だけを先に進めると、「機能は多いのに現場で使われない」「入力する人が決まっていない」「以前のExcel管理と二重運用になってしまう」といった問題が起きやすくなります。

大切なのは、ツールを選ぶ前に、改善したい業務を明確にすることです。

たとえば、問い合わせ対応を改善したいのか、見積作成を早くしたいのか、顧客情報を共有したいのか、紙の書類を減らしたいのか。目的によって、必要な仕組みや進め方は変わります。

ツールを入れること自体を目的にせず、「何を改善したいのか」を先に整理することで、必要な機能と不要な機能を分けやすくなります。導入後に現場で使われるかどうかは、機能の多さだけでなく、今の業務に無理なく組み込めるかにも左右されます。

最初に見るべきは、時間がかかる作業・二重入力・属人化

DX推進の最初の対象として見つけやすいのは、現場で日常的に負担になっている業務です。

• 顧客情報を複数のExcelで管理している
• 問い合わせ内容がメール、電話、メモに分散している
• 見積や請求の確認に時間がかかっている
• 予約や申込の情報を手作業で転記している
• 担当者しか分からない作業がある
• 社内共有や引き継ぎに毎回時間がかかる

こうした業務は、いきなり大きく変える必要はありません。まずは、どこで時間がかかっているのか、どこで確認が止まるのか、誰に負担が集中しているのかを整理するだけでも、次の改善ポイントが見えやすくなります。

現場で使われる仕組みを考えるときは、「便利そうな機能」だけでなく、「実際に誰が入力するのか」「今の業務のどこに組み込むのか」まで見ることが大切です。ここを確認しないまま進めると、せっかく導入した仕組みが、既存のExcelや口頭確認と並行して残ってしまうことがあります。

DXとIT化・デジタル化・業務改善の違い

DX推進方法を考える前に、DXと似た言葉の違いを整理しておくと、自社で何を目指すべきか分かりやすくなります。

IT化、デジタル化、業務改善、DXはつながっていますが、同じ意味ではありません。

IT化は作業をツールに置き換えること

IT化は、これまで手作業や紙で行っていた作業を、ITツールやシステムに置き換えることです。

たとえば、紙の台帳をExcelにする、手書きの申込書をフォームにする、電話で受けていた予約を予約管理ツールで受ける、といった取り組みが該当します。

IT化はDXの入口になることがあります。ただし、作業をツールに置き換えただけでは、業務全体の流れが変わらない場合もあります。

デジタル化は情報を扱いやすくすること

デジタル化は、情報をデータとして扱いやすい状態にすることです。

たとえば、顧客情報をデータベース化する、申込情報を検索できるようにする、請求情報をクラウド上で共有する、といった取り組みです。

デジタル化によって、情報の検索、共有、集計がしやすくなります。ただし、データを作るだけでなく、そのデータをどの業務でどう使うかまで考えることが重要です。

DXは業務や顧客対応の流れを変えていくこと

DXは、IT化やデジタル化を活用しながら、業務の進め方や顧客対応のあり方を変えていく取り組みです。

たとえば、問い合わせ内容を一元管理し、顧客情報、見積、受注、社内共有までつなげる。予約情報を自動で共有し、担当者の確認作業を減らす。紙の書類をデータ化し、確認や承認の流れを見直す。このように、DXでは単に作業をデジタルに置き換えるだけでなく、業務全体の流れを改善していく視点が必要です。

ここで大事なのは、どれが上でどれが下という話ではなく、自社が今どの段階にいるかを見極めることです。紙をなくす段階なのか、情報を共有する段階なのか、業務の流れそのものを見直す段階なのかによって、取るべき進め方は変わります。

DXとIT化・デジタル化の違いをさらに整理したい場合は、DXとIT化・デジタル化の違いを確認すると理解しやすくなります。

DX推進の進め方を6ステップで整理

DX推進は、思いついたツールを導入するよりも、順番を決めて進めた方が失敗しにくくなります。

最初から完璧なDX計画を作るよりも、小さく始めて運用しながら整える方が、現場に定着しやすい場合があります。

基本の流れは、次の6ステップです。

1. 現状業務を見える化する

最初に行うのは、現状業務の見える化です。

誰が、どの情報を、どのタイミングで扱っているのか。紙、Excel、メール、電話、チャット、口頭確認など、どの手段で業務が進んでいるのかを整理します。

ここで大切なのは、いきなり理想のシステムを考えないことです。

まずは、今の業務の流れをそのまま書き出します。多少アナログでも、非効率に見えても構いません。現状を正しく見ないまま改善策を考えると、実際の業務に合わない仕組みになりやすくなります。

業務フローを書き出すときは、担当者ごとの作業だけでなく、情報の受け渡しも見ると整理しやすくなります。たとえば、問い合わせを受けたあと、その情報がどこに記録され、誰に共有され、どのタイミングで次の対応に進むのかを追っていきます。

2. 課題を洗い出す

現状業務が見えてきたら、次に課題を洗い出します。

よくある課題は、次のようなものです。

• 同じ情報を何度も入力している
• 担当者ごとに管理方法が違う
• 情報がメールやExcelに分散している
• 確認待ちで作業が止まりやすい
• 顧客対応の履歴が共有されていない
• 紙書類の確認や保管に時間がかかる
• 退職や異動で業務が引き継ぎにくい

この段階では、課題をすぐに解決しようとしなくても大丈夫です。まずは、どこに負担があるのかを出し切ることが大切です。

課題を出すときは、「困っていること」だけでなく、「なぜ困っているのか」まで少し掘り下げると、導入すべき仕組みを間違えにくくなります。たとえば、入力が大変なのか、確認が遅いのか、情報を探すのに時間がかかるのかで、必要な対策は変わります。

3. 優先順位を決める

課題を洗い出したら、すべてを一度に解決しようとせず、優先順位を決めます。

優先しやすいのは、次のような業務です。

• 日常的に発生している
• 作業時間や確認時間が大きい
• 手戻りやミスが起きやすい
• 改善したときの効果を確認しやすい
• 現場の協力を得やすい
• 小さく試しやすい

逆に、関係者が多すぎる業務や、最初から全社に影響する業務は、初回の対象としては重くなりがちです。まずは、対象範囲を絞って始める方が進めやすくなります。

短期の作業手順だけでなく、段階的に広げる計画まで整理したい場合は、DX推進ロードマップを確認すると、全体の流れを考えやすくなります。

4. 小さく試す

優先順位を決めたら、小さく試します。

たとえば、全社の顧客管理を一気に変えるのではなく、まずは問い合わせ管理だけを整理する。すべての請求業務を変えるのではなく、定型的な請求書作成から見直す。全店舗・全部署で導入する前に、一部の業務で試す。このように、小さく始めることで、現場の反応や運用上の問題を確認しやすくなります。

ここで重要なのは、「試す」ことを目的にしないことです。小さく始めた結果、使いにくい点や想定と違う点が見つかれば、それも次の改善材料になります。

最初の導入では、完璧な仕組みを作るよりも、続けられる形にすることを優先した方がよい場合があります。必要以上に機能を増やすと、運用が複雑になり、現場の負担が増えることがあるためです。

5. 運用ルールを決める

DX推進では、ツールやシステムを入れたあとに、運用ルールを決めることが欠かせません。

特に決めておきたいのは、次の点です。

• 誰が入力するか
• 誰が確認するか
• いつ更新するか
• 情報が間違っていた場合にどう直すか
• 例外対応をどう扱うか
• 使わなくなった情報をどう整理するか

運用ルールがないまま導入すると、最初は使われても、少しずつ更新されなくなることがあります。古い情報が残ると、結局またExcelや口頭確認に戻ってしまうこともあります。

DX推進では、導入する機能だけでなく、現場が使い続けられる運用まで設計することが重要です。

実務上は、システムの画面や機能よりも、日々の業務にどう組み込むかが定着を左右することがあります。誰か一人の頑張りに頼るのではなく、チームとして続けられるルールにしておくことが大切です。

6. 効果を確認して改善範囲を広げる

最後に、導入した取り組みの効果を確認します。

ここで見るのは、大きな成果数値だけではありません。たとえば、次のような変化も確認対象になります。

• 情報を探す時間が減ったか
• 確認漏れが減ったか
• 担当者以外でも状況が分かるようになったか
• 同じ情報を何度も入力しなくてよくなったか
• 引き継ぎがしやすくなったか
• 顧客対応の流れが見えやすくなったか

効果を確認したうえで、次に広げる業務を選びます。小さく始めて、運用できることを確認しながら広げていく。この積み重ねが、現実的なDX推進につながります。

効果確認では、無理に大きな数字を出そうとする必要はありません。まずは、現場が使えているか、情報が更新されているか、確認作業が分かりやすくなったかを見るだけでも、次の改善判断に役立ちます。

中小企業がDXを小さく始めやすい業務例

DX推進というと、大きなシステム刷新や全社改革を想像しがちです。しかし、中小企業では、日常業務の中にある小さな負担を見直すところから始める方が現実的です。

ここでは、DXを小さく始めやすい業務例を整理します。

問い合わせ管理・顧客管理

問い合わせ管理や顧客管理は、DXの入口になりやすい業務です。

たとえば、問い合わせがメール、電話、Webフォーム、LINEなどに分かれている場合、対応履歴が担当者ごとに分散しやすくなります。顧客情報が一元管理されていないと、過去のやり取りを確認するだけでも時間がかかります。

この場合、最初から大きなCRMを導入する前に、問い合わせ内容、顧客情報、対応状況をどこで管理するかを決めるだけでも、業務の見通しは良くなります。

見積・請求・予約管理

見積、請求、予約管理も、手作業や確認作業が多くなりやすい業務です。

たとえば、見積内容をExcelで作り、メールで送り、受注後に別の管理表へ転記している場合、同じ情報を何度も入力することになります。予約管理でも、電話やメールで受けた内容を手作業で転記していると、確認漏れや重複が起きやすくなります。

このような業務は、すべてを一度に変えるのではなく、入力項目の整理や確認フローの見直しから始めるだけでも、次の改善につながります。

ツールを選ぶ前に、今ある帳票や管理表で何を管理しているのかを整理しておくと、必要な入力項目と不要な入力項目を分けやすくなります。

社内共有・引き継ぎ

社内共有や引き継ぎも、DX推進の対象になりやすい業務です。

担当者しか知らない情報が多いと、休みや退職、異動のたびに業務が止まりやすくなります。また、案件の状況や顧客対応の履歴が共有されていないと、同じ確認を何度も行うことになります。

まずは、どの情報を共有すべきか、どこに保存するか、誰が更新するかを決めることが大切です。高度なシステムを作らなくても、情報の置き場所と更新ルールを整えるだけで、属人化を減らしやすくなります。

業務を整理するときは、「人が判断すべきこと」と「仕組みで共有・記録できること」を分けて考えると、無理のない進め方になりやすくなります。

紙書類・Excel管理の見直し

紙書類やExcel管理そのものが悪いわけではありません。小規模な業務では、紙やExcelの方が早い場面もあります。

ただし、情報量が増えたり、複数人で共有する必要が出てきたりすると、紙やExcelだけでは限界が出やすくなります。

たとえば、最新版がどれか分からない、入力ミスに気づきにくい、集計に時間がかかる、検索しにくい、といった問題です。

この場合も、いきなりすべてをクラウド化する必要はありません。まずは、どの情報を残すべきか、誰が使うのか、どのタイミングで更新するのかを整理するところから始めると進めやすくなります。

DX推進体制は、経営と現場をつなぐ形で考える

DX推進は、経営層だけでも、現場担当者だけでも進めにくい取り組みです。目的を決める人、実際の業務を知っている人、仕組みに落とし込む人がつながることで、現場に合った進め方になりやすくなります。

経営層は目的と優先順位を決める

経営層の役割は、DXで何を実現したいのかを明確にすることです。

たとえば、業務効率化を重視するのか、顧客対応を改善したいのか、情報共有を整えたいのか、属人化を減らしたいのか。目的によって、着手すべき業務や導入する仕組みは変わります。

また、DX推進には時間や費用がかかることもあります。だからこそ、すべてを一度に進めるのではなく、どの業務を優先するかを決める必要があります。

経営層が目的を示すことで、現場も「なぜこの業務を変えるのか」を理解しやすくなります。目的が曖昧なままだと、導入そのものが目的になり、現場の納得感を得にくくなります。

現場担当者は実際の業務フローを伝える

現場担当者は、実際の業務の流れや困りごとを知っています。

どの作業に時間がかかっているのか、どこで確認が止まるのか、どの情報がよく探されるのか、どの作業は今のやり方を残した方がよいのか。こうした情報は、外から見ただけでは分かりにくいものです。

DX推進では、現場の意見を聞かずに仕組みを決めると、導入後に使われにくくなることがあります。現場が使う仕組みである以上、実際の運用に合うかを確認しながら進めることが大切です。

現場の声を聞くときは、単に要望を集めるだけでなく、業務の流れを一緒に整理することが重要です。要望をそのまま機能にすると複雑になりすぎる場合があるため、「本当に解決したい課題は何か」を見極める必要があります。

推進担当者は目的・業務・ツールをつなぐ

DX推進担当者の役割は、経営層の目的、現場の業務、導入するツールやシステムをつなぐことです。

ここで求められるのは、必ずしも高度なIT知識だけではありません。むしろ、現場の困りごとを整理し、業務の言葉から導入計画へ変換する力が重要になります。

DX推進体制では、経営の目的と現場の使いやすさをつなぐ役割が欠かせません。

社内でDXを進める役割分担を整理したい場合は、DX推進体制の作り方を確認すると参考になります。

DX推進で失敗しやすい進め方

DX推進は、進め方を間違えると、ツールを入れたのに使われない、現場の負担が増える、効果が分からないといった状態になりやすいです。

ここでは、特に注意したい進め方を整理します。

課題整理の前にツールを選ぶ

よくある失敗は、課題整理の前にツールを選んでしまうことです。

有名なツールや多機能なシステムでも、自社の業務に合わなければ定着しにくくなります。機能が多いほど便利に見えますが、最初の段階では、使わない機能が多すぎて現場が迷うこともあります。

ツールを選ぶ前に、まずは改善したい業務、扱う情報、使う人、運用ルールを整理することが大切です。

ここで見るべきなのは、「できることの多さ」だけではありません。現場が迷わず使えるか、今の業務から無理なく移行できるか、導入後の管理が負担になりすぎないかも重要です。

現場の使い方を後回しにする

DX推進では、現場の使い方を後回しにすると失敗しやすくなります。

たとえば、入力項目が多すぎる、確認手順が複雑すぎる、既存業務と二重運用になる。このような状態では、現場の負担が増え、だんだん使われなくなる可能性があります。

導入前に、現場がどのタイミングで使うのか、入力にどれくらい手間がかかるのか、既存の作業とどう置き換えるのかを確認しておく必要があります。

現場が使い続けるには、画面や機能だけでなく、日々の作業の中で自然に使えることが大切です。運用に乗らない仕組みは、どれだけ高機能でも効果を感じにくくなります。

最初から範囲を広げすぎる

最初から全社導入や大規模な業務変更を目指すと、関係者が増え、調整に時間がかかります。

もちろん、将来的に全社で使う仕組みを考えることは大切です。ただ、最初の一歩としては、対象を絞って試した方が進めやすい場合があります。

たとえば、まずは営業部門の問い合わせ管理だけを整理する。まずは請求業務の確認フローだけを見直す。まずは一部の紙書類だけをデータ化する。このように、小さく始めることで、実際の使い勝手や改善点を確認しやすくなります。

DXでつまずきやすいパターンを詳しく知りたい場合は、DXが失敗する原因を確認すると、事前に避けたいポイントを整理しやすくなります。

導入後の運用ルールを決めない

導入後の運用ルールが決まっていないと、仕組みは定着しにくくなります。

誰が入力するのか、誰が確認するのか、どのタイミングで更新するのか、古い情報はどう扱うのか。これらが曖昧なままだと、最初は使われても次第に更新されなくなることがあります。

DX推進では、ツールやシステムを入れることよりも、日々の業務にどう組み込むかが重要です。

「導入したのに使われない」という状態を避けるには、導入前から運用後の姿を考えておく必要があります。最初から完璧である必要はありませんが、少なくとも誰が使い、誰が確認し、どう改善していくかは決めておきたいところです。

DX推進を相談する前に整理しておきたいこと

DX推進を外部に相談する場合、最初から完璧な仕様書を用意する必要はありません。どのツールを使うか、どんなシステムを作るかが決まっていなくても、相談はできます。

大切なのは、今の業務で困っていることや、改善したい流れを言葉にしておくことです。

何を改善したいかを言葉にする

まずは、「システムを作りたい」ではなく、「どの作業を減らしたいか」「どの確認を楽にしたいか」「どの情報を共有したいか」を整理します。

たとえば、次のような形で構いません。

• 顧客情報が担当者ごとに分かれている
• 問い合わせ履歴を後から確認しにくい
• 見積や請求の確認に時間がかかっている
• 予約内容を何度も転記している
• 紙の書類を探すのに時間がかかる
• 引き継ぎのたびに説明が必要になる

このように、困っている業務を言葉にできれば、次に何を整理すべきかが見えやすくなります。

対象業務と関係者を整理する

次に、対象となる業務と関係者を整理します。

誰がその業務を行っているのか、誰が確認しているのか、どの情報を使っているのか、どの部署と関係しているのかを見ていきます。

ここが整理できると、導入する仕組みの範囲を決めやすくなります。逆に、関係者や情報の流れが見えていないと、必要な機能が分からず、導入後に抜け漏れが出やすくなります。

相談前の段階では、専門的な要件定義書まで作る必要はありません。業務の流れ、困っている点、関係者、現在使っているツールが分かるだけでも、十分な出発点になります。

仕様が決まっていなくても相談できる

DX推進では、最初から仕様が決まっていないことも珍しくありません。

むしろ、「何を作ればよいか分からない」「どの業務から始めるべきか迷っている」という段階こそ、業務整理から始める意味があります。

相談前に完璧な仕様を用意する必要はありません。困っている業務や、変えたい流れが分かっていれば、次の進め方を整理する入口になります。

自社だけで課題や優先順位を整理しにくい場合は、業務整理や導入設計の段階から外部に相談する方法もあります。

DX推進は、システムを作る前の整理がとても大切です。どの業務を見直すべきか、どこまでを仕組みに任せるべきか、現場で続けられる形にするには何が必要かを整理できると、導入後の運用まで見据えた進め方を考えやすくなります。

よくある質問

DX推進は何から始めればよいですか？

DX推進は、まず現状業務の整理から始めるのがおすすめです。どの業務に時間がかかっているか、どこで二重入力や確認待ちが起きているかを見える化し、課題を整理します。そのうえで、改善しやすい業務から小さく試し、運用しながら広げていくと進めやすくなります。

DXとIT化の違いは何ですか？

IT化は、紙や手作業をITツールに置き換えることです。一方、DXはデジタル技術を活用しながら、業務の流れや顧客対応のあり方を見直していく取り組みです。IT化はDXの一部になることがありますが、ツールを入れるだけでDXになるとは限りません。

中小企業でもDXは必要ですか？

中小企業でも、紙やExcel、メール、電話に業務が分散している場合は、DXの考え方が役立つことがあります。大きなシステムを導入する必要はなく、問い合わせ管理や顧客管理、見積・請求、社内共有など、日常業務の中で負担が大きい部分から小さく始める方法があります。

DX推進で失敗しやすい原因は何ですか？

課題整理の前にツールを選ぶこと、現場の使い方を後回しにすること、最初から範囲を広げすぎること、導入後の運用ルールを決めないことが主な原因です。DX推進では、導入する機能だけでなく、誰が使い、どう続けるかまで考えることが大切です。

DX推進を外部に相談するタイミングはいつですか？

自社だけで課題を整理しきれない、どの業務から始めればよいか分からない、ツール選定の前に業務の流れを整理したいと感じた段階で相談できます。仕様が固まっていなくても、困っている業務や改善したい流れが分かっていれば、相談の入口になります。